Jij voert in Lopra gegevens in van je klanten, leveranciers en medewerkers. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en zijn wij de verwerker. Deze overeenkomst legt vast wat wij met die gegevens mogen doen — en vooral wat niet. Hij geldt automatisch zodra je een administratie aanmaakt; een aparte handtekening is niet nodig. Wil je een ondertekend exemplaar voor je eigen dossier, mail ons dan.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om de dienst Lopra aan jou te leveren: het opstellen, versturen, innen en bewaren van facturen, offertes en inkoopfacturen, het bijbehorende klantenportaal, herinneringen, rapportages en — als je dat aanzet — de AI-functies (bonherkenning, offerte uit tekst). Wij verwerken niets voor eigen doeleinden en verkopen nooit gegevens.
| Betrokkenen | Gegevens |
|---|---|
| Je klanten en contactpersonen | naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer, factuur- en betaalhistorie, portaalgebruik (tijdstip, IP-adres) |
| Je leveranciers | naam, adres, IBAN, factuurgegevens en de ingelezen inkoopfacturen |
| Je medewerkers/teamleden | naam, e-mailadres, rol, uren en ritten, in- en uitloggegevens |
| Jijzelf | accountgegevens, bedrijfsgegevens, logboek van handelingen |
Wij verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies, dat wil zeggen: zoals de functies van Lopra werken en zoals jij ze instelt. Vinden wij een instructie in strijd met de AVG, dan melden we dat. Wij kijken niet in je administratie, behalve wanneer jij ons daar bij een supportvraag om vraagt of wanneer dat technisch noodzakelijk is om een storing te verhelpen — en dan alleen zo kort mogelijk.
Om de dienst te leveren schakelen wij de volgende partijen in. Wij hebben met elk van hen een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige afspraken (waaronder de EU-modelcontracten waar nodig).
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Railway Corp. | hosting van applicatie en database | EU (Amsterdam) |
| Resend, Inc. | verzenden van e-mail (facturen, offertes, portaalcodes, meldingen) | EU/VS · EU-modelcontracten |
| Stripe Payments Europe | afhandeling van jouw Lopra-abonnement (geen klantgegevens) | EU |
| Recommand BV | Peppol e-facturatie — alleen als je Peppol activeert | EU (België) |
| Anthropic PBC | AI-functies: herkennen van bonnen en inkoopfacturen, offerte uit tekst — alleen als je die functies gebruikt; geen training op jouw gegevens | VS · EU-modelcontracten |
| Cloudflare, Inc. | bescherming van formulieren tegen misbruik (Turnstile) | EU/VS |
Wijzigen wij een subverwerker, dan kondigen wij dat minimaal 30 dagen vooraf aan op de pagina Wat is nieuw en per e-mail aan de eigenaar van de administratie. Bezwaar? Dan kun je de overeenkomst kosteloos beëindigen en je gegevens exporteren.
Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw administratie raakt, dan informeren wij je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking per e-mail, met wat er bekend is over aard, omvang en getroffen gegevens, de gevolgen en de genomen maatregelen. Jij beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen nodig is; wij helpen daarbij.
Vraagt een klant of medewerker van jou om inzage, correctie of verwijdering, dan kun je dat vrijwel altijd zelf afhandelen in Lopra. Lukt dat niet, dan helpen wij binnen vijf werkdagen. Verzoeken die wij rechtstreeks ontvangen sturen wij naar jou door.
Iedereen die bij ons toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding. Wij verstrekken geen gegevens aan derden, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt — dan informeren wij je vooraf, voor zover toegestaan.
Je mag ons één keer per jaar (en na een datalek) schriftelijk vragen om aan te tonen dat wij deze overeenkomst naleven. Wij beantwoorden zulke vragen binnen 30 dagen met een beschrijving van de maatregelen en, waar beschikbaar, verklaringen van onze subverwerkers.
Deze overeenkomst geldt zolang je een Lopra-administratie hebt. Je kunt op elk moment je volledige administratie exporteren (Instellingen → Bedrijfsgegevens → Jouw gegevens). Verwijder je je administratie, dan wissen wij alle gegevens direct uit de productiedatabase; back-ups worden na maximaal 30 dagen automatisch overschreven. Wettelijke bewaarplichten (zoals de fiscale bewaartermijn van 7 jaar) rusten op jou — exporteer daarom vóór verwijdering.
Voor aansprakelijkheid geldt wat in de algemene voorwaarden staat. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Midden-Nederland.
Lopra