Betalingstermijnen, herinneren en aanmanen: zo krijg je betaald

De wettelijke betalingstermijnen

Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen. Afwijken mag: tot 60 dagen kun je gewoon overeenkomen. Grote ondernemingen mogen aan mkb-leveranciers en zzp'ers wettelijk maximaal 30 dagen hanteren.

Tip: zet op je factuur een concrete vervaldatum ("graag vóór 15 september") in plaats van "binnen 14 dagen" — dat voorkomt rekenwerk en discussie.

De vervaldatum is verstreken — wat nu?

Begin vriendelijk: veruit de meeste late betalingen zijn vergeetachtigheid, geen onwil. Een korte herinnering ("wellicht aan je aandacht ontsnapt — hierbij nogmaals de factuur") binnen een week na de vervaldatum lost het meestal op. Stuur de factuur altijd opnieuw mee.

Blijft betaling uit, stuur dan een tweede, zakelijkere herinnering met een duidelijke termijn ("binnen 7 dagen"). Bellen werkt vaak beter dan een derde mail: het is persoonlijker en je hoort meteen of er iets anders speelt, zoals een dispuut over het werk.

Rente en incassokosten: je staat sterker dan je denkt

Bij zakelijke klanten treedt na de vervaldatum automatisch verzuim in: je mag wettelijke handelsrente rekenen en incassokosten in rekening brengen. De vergoeding voor incassokosten is wettelijk geregeld (de WIK-staffel) en begint bij € 40 — ook als je factuur klein is.

Bij particuliere klanten moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een termijn van minimaal 14 dagen ("veertiendagenbrief") waarin je de incassokosten aankondigt, vóór je die daadwerkelijk mag rekenen.

De laatste stap: incasso of rechter

Helpt ook een formele aanmaning niet, dan kun je naar een incassobureau of — bij een onbetwiste vordering — zelf naar de kantonrechter. Weeg de kosten en de relatie af: soms is een betalingsregeling in termijnen voor beide kanten de beste uitkomst. Leg elke afspraak schriftelijk vast.

Voorkomen is beter

Factureer direct na levering (niet eind van de maand), maak betalen makkelijk met een betaallink, hanteer voor nieuwe of grote klanten een aanbetaling, en herinner automatisch. Wie binnen een week na de vervaldatum herinnert, wordt aantoonbaar sneller betaald dan wie weken wacht.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.