Je eerste factuur sturen als zzp'er: stappenplan

Stap 1: check je basisgegevens

Voor je eerste factuur heb je nodig: je KvK-nummer (krijg je bij inschrijving), je btw-identificatienummer (krijg je van de Belastingdienst na je KvK-inschrijving) en een zakelijke bankrekening — die laatste is niet verplicht, maar houdt privé en zakelijk gescheiden.

Stap 2: bepaal je btw-tarief

De meeste diensten vallen onder het algemene tarief van 21%. Sommige branches gebruiken 9% (onder meer voedingsmiddelen en kappers) en bij export of EU-leveringen kan 0% of "btw verlegd" gelden. Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR), dan factureer je zónder btw en vermeld je de vrijstelling op de factuur.

Stap 3: zet de verplichte gegevens erop

Beide bedrijfsnamen en adressen, je KvK- en btw-nummer, een uniek opeenvolgend factuurnummer, factuurdatum, een duidelijke omschrijving (wat, hoeveel, wanneer), bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal. Twijfel je? Gebruik een generator of facturatieprogramma dat de verplichte velden afdwingt.

Stap 4: kies een betalingstermijn

Gebruikelijk is 14 of 30 dagen. Spreek je niets af, dan geldt wettelijk 30 dagen. Zet de termijn expliciet op de factuur ("Graag betalen vóór 15 september 2026") — een concrete datum werkt beter dan "binnen 14 dagen".

Stap 5: verstuur als PDF

Stuur je factuur als PDF per e-mail — nooit als Word-bestand dat de ontvanger kan aanpassen. Zet het factuurnummer en je bedrijfsnaam in de bestandsnaam en de onderwerpregel, dat scheelt jouw klant (en zijn boekhouder) zoekwerk.

Stap 6: bewaak de betaling

Zet een herinnering in je agenda voor de vervaldatum — of gebruik software die automatisch herinnert. Te laat betaald? Een vriendelijke herinnering na een paar dagen lost het meestal op. Blijft het liggen, dan mag je wettelijke rente en incassokosten rekenen.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.