Factuurnummers: de regels en een goed systeem

Wat de Belastingdienst eist

Factuurnummers moeten doorlopend (opeenvolgend) zijn, met elk nummer uniek. Er mogen geen gaten in de reeks vallen en je mag een nummer nooit twee keer gebruiken. De Belastingdienst moet aan je administratie kunnen zien dat er geen facturen "verdwenen" zijn.

Meerdere reeksen naast elkaar mag wél — bijvoorbeeld een aparte reeks per boekjaar of per handelsnaam — zolang elke reeks zelf doorlopend is.

Drie systemen die goed werken

Doorlopend nummeren: 1, 2, 3, … Simpel en altijd goed. Nadeel: je klant ziet precies hoeveel facturen je stuurt.

Jaartal plus volgnummer: 2026-001, 2026-002, … Verreweg het populairst: overzichtelijk, elk jaar een frisse start, en het jaartal helpt bij het archiveren.

Jaartal, maand en volgnummer: 202608-01. Handig bij grote aantallen facturen per maand, maar voor de meeste zzp'ers onnodig complex.

Mag ik met een hoger nummer beginnen?

Ja. Je hoeft niet bij 1 te beginnen — starten met bijvoorbeeld 2026-047 mag gewoon, zolang de reeks daarná netjes doorloopt. Veel starters doen dit om niet met "factuur 1" bij hun eerste klant aan te komen.

Wat als een factuur vervalt?

Een verstuurde factuur "weggooien" kan niet — dan valt er een gat in je reeks. Is een factuur onjuist of gaat de opdracht niet door, dan maak je een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur (geheel of gedeeltelijk) tegenboekt. Zo blijft de reeks kloppend én is voor iedereen te volgen wat er gebeurd is.

Laat het nummeren aan je software over

Handmatig nummeren in Word of Excel gaat vroeg of laat mis: een dubbel nummer, een vergeten factuur, een gat in de reeks. Facturatiesoftware houdt de reeks automatisch bij en maakt van elke correctie netjes een creditfactuur.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.