Wat moet er verplicht op een factuur staan?

De verplichte onderdelen

Op een gewone factuur tussen bedrijven moeten in elk geval staan: je volledige bedrijfsnaam en die van je klant (de juridische naam; een handelsnaam mag óók, als die samen met adres bekend is bij de KvK), beide adressen, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de datum waarop je leverde (als die afwijkt), een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd en hoeveel, het bedrag exclusief btw per btw-tarief, het gehanteerde btw-tarief en het btw-bedrag in euro's.

Lever je aan een klant in een ander EU-land of geldt een verlegging, dan vermeld je ook het btw-identificatienummer van je klant en de aanduiding "btw verlegd".

Bedragen: exclusief, btw en totaal

Splits je bedragen altijd uit: eerst het bedrag exclusief btw per tarief, dan het btw-bedrag per tarief, en tot slot het totaal. Gebruik je meerdere tarieven op één factuur (bijvoorbeeld 21% en 9%), dan laat je die uitsplitsing per tarief zien.

Het btw-bedrag moet in euro's op de factuur staan, ook als je in een andere valuta factureert.

De vereenvoudigde factuur (tot € 100)

Voor kleine bedragen — tot € 100 inclusief btw — mag een vereenvoudigde factuur: naam en adres van jou als leverancier, de factuurdatum, een omschrijving van wat je leverde en het te betalen btw-bedrag (of de gegevens om dat te berekenen) volstaan. Een kassabon is daar een voorbeeld van. Voor afstandsverkopen en leveringen aan andere EU-landen mag dit niet.

Wanneer moet je factureren?

Aan ondernemers en rechtspersonen ben je verplicht een factuur te sturen. De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de maand van levering verstuurd zijn. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen (uitzonderingen daargelaten, zoals afstandsverkopen).

Bewaarplicht: 7 jaar

Je moet je facturen — verkoop én inkoop — minimaal 7 jaar bewaren; gegevens over onroerende zaken zelfs 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de administratie binnen redelijke tijd controleerbaar is.

Veelgemaakte fouten

De klassiekers: een factuurnummer dat niet opeenvolgend is of dubbel voorkomt, het btw-nummer vergeten, geen uitsplitsing per btw-tarief, en "btw verlegd" vermelden zonder het btw-nummer van de afnemer erbij. Een onjuiste factuur kan bij jouw klant de btw-aftrek in gevaar brengen — en levert jou gedoe op bij een controle.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Bedragen en regels veranderen — controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.